Contratar al primer trabajador supone un paso importante en el crecimiento de cualquier negocio. Para muchos autónomos y pequeñas empresas, incorporar a una persona a la plantilla significa aumentar la capacidad de trabajo, atender a más clientes o comenzar una nueva etapa de expansión. Sin embargo, desde el momento en que existe una relación laboral aparecen también nuevas responsabilidades que conviene conocer y gestionar correctamente.
La contratación no consiste simplemente en acordar un salario y firmar un contrato. La empresa debe cumplir diferentes obligaciones ante la Seguridad Social y el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), aplicar correctamente el convenio colectivo correspondiente, organizar la prevención de riesgos laborales y gestionar posteriormente aspectos como nóminas, cotizaciones, jornada o vacaciones.
En CLS Consultoría, como asesoría laboral en La Laguna, acompañamos a autónomos y empresas durante todo este proceso. Una primera contratación correctamente planteada permite evitar incidencias posteriores y, sobre todo, conocer desde el principio cuál será el coste y las responsabilidades reales que supone incorporar a un trabajador.
¿Qué hay que hacer para contratar al primer trabajador?
Antes de iniciar la contratación conviene analizar qué necesidades tiene realmente la empresa. Las funciones que desarrollará la persona, la jornada necesaria, el horario, la duración prevista de la relación laboral y el convenio colectivo aplicable condicionarán muchas de las decisiones posteriores.
Uno de los primeros aspectos que debe comprobarse es precisamente el convenio colectivo. Este determina cuestiones fundamentales de la relación laboral, como la clasificación profesional, las tablas salariales, la jornada anual, determinados complementos, el periodo de prueba o las vacaciones. Por este motivo, establecer un salario o unas condiciones laborales sin haber identificado previamente el convenio puede provocar errores desde el comienzo.
También resulta recomendable calcular el coste laboral antes de tomar la decisión definitiva. El coste de contratar a un trabajador no se limita al salario neto que recibirá cada mes. La empresa debe contemplar el salario bruto, las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social y otros conceptos que puedan derivarse del convenio o de las características del puesto.
Este análisis previo permite responder a una pregunta esencial: ¿puede el negocio asumir de forma sostenible esta contratación?
Alta de la empresa y del trabajador en la Seguridad Social
Cuando un autónomo o una empresa va a contratar trabajadores por primera vez, debe estar correctamente inscrito como empresario en la Seguridad Social. La Tesorería General de la Seguridad Social establece que quien vaya a ocupar por primera vez a personas incluidas en su sistema debe solicitar su inscripción como empresario. Esta inscripción permite identificar a la empresa ante la Seguridad Social y cumplir posteriormente con sus obligaciones de cotización.
Además, habrá que tramitar el alta de la persona contratada en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. Es especialmente importante prestar atención a los plazos: el trabajador debe estar correctamente dado de alta antes de comenzar a prestar servicios. No es un trámite que deba dejarse para después de que la persona haya comenzado a trabajar.
A partir de ese momento, la empresa será responsable de mantener correctamente al trabajador en alta, comunicar las variaciones que procedan y efectuar el ingreso de las correspondientes cuotas a la Seguridad Social.
Si la persona que se va a contratar todavía no dispone de número de la Seguridad Social, también será necesario resolver esta cuestión antes de tramitar correctamente su incorporación.
Todos estos procedimientos hacen que contar con una asesoría laboral desde la primera contratación resulte especialmente útil. En CLS Consultoría podemos revisar previamente las características del puesto y realizar los trámites necesarios para que la relación laboral comience correctamente.
Elegir y formalizar correctamente el contrato de trabajo
Otro de los aspectos esenciales es determinar qué modalidad contractual se adapta a las circunstancias reales de la contratación.
Actualmente, la contratación indefinida constituye la regla general. El propio SEPE señala que, en principio, los contratos se presumen indefinidos y a jornada completa salvo que se establezca válidamente lo contrario. La contratación temporal debe responder a alguna de las causas previstas legalmente, por lo que no puede utilizarse simplemente porque la empresa prefiera contratar durante unos meses para comprobar cómo funciona el trabajador.
Cuando concurran las circunstancias legales necesarias para un contrato temporal, la causa debe estar correctamente identificada y justificada. Elegir una modalidad contractual incorrecta puede tener consecuencias para la empresa y llegar a provocar que la relación sea considerada indefinida.
También debe prestarse atención a la jornada. Si el contrato es a tiempo parcial, es necesario determinar adecuadamente el número de horas contratadas y su distribución. Del mismo modo, el periodo de prueba no debe establecerse de manera arbitraria, sino respetando los límites establecidos por la normativa y el convenio colectivo aplicable.
Una vez celebrado el contrato, su contenido debe comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal. Con carácter general, la empresa dispone de un plazo de diez días para realizar esta comunicación.
La correcta elección del contrato resulta especialmente importante porque una contratación que no se ajuste a las necesidades reales de la empresa puede generar posteriormente conflictos, costes adicionales o responsabilidades laborales.
Las obligaciones continúan después de contratar
Uno de los errores que puede cometer una empresa cuando incorpora a su primer empleado es pensar que las obligaciones terminan una vez realizadas el alta y la contratación. En realidad, ese momento supone el comienzo de una gestión laboral que continuará mientras se mantenga la relación con el trabajador.
Cada mes habrá que elaborar la nómina conforme al salario y las condiciones establecidas, practicar las retenciones que correspondan, gestionar las cotizaciones sociales y mantener correctamente registrada toda la información laboral. Además, habrá que gestionar situaciones que puedan producirse durante la relación, como vacaciones, permisos, incapacidades temporales, modificaciones de jornada o cambios en las condiciones laborales.
La empresa también debe garantizar el registro diario de jornada de sus trabajadores. La normativa establece que dicho registro debe recoger el horario concreto de inicio y finalización de la jornada y que los registros deben conservarse durante cuatro años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El registro horario no debe contemplarse simplemente como un documento administrativo. Una correcta organización de la jornada permite acreditar el tiempo de trabajo realizado y facilita el control de posibles horas extraordinarias o diferencias relacionadas con los horarios.
Prevención de riesgos y otras responsabilidades laborales
La incorporación del primer trabajador también obliga a prestar especial atención a la prevención de riesgos laborales. La empresa debe garantizar la seguridad y salud de la persona trabajadora, evaluar los riesgos relacionados con su puesto y adoptar las medidas preventivas necesarias.
Las obligaciones concretas dependerán del tipo de empresa, de la actividad desarrollada, del puesto de trabajo y de los riesgos existentes. Una oficina administrativa no presenta las mismas necesidades preventivas que una empresa de construcción, un taller o una actividad industrial, pero la prevención de riesgos laborales forma parte de las responsabilidades empresariales desde que existe personal contratado.
También deben respetarse cuestiones como la protección de datos personales de los empleados, los descansos, las vacaciones, los permisos retribuidos, el calendario laboral y el resto de derechos reconocidos por la legislación y por el convenio colectivo correspondiente.
Por esta razón, contratar al primer trabajador implica también un cambio en la organización interna del negocio. El empresario pasa a gestionar una relación laboral que requiere continuidad, documentación y conocimiento de una normativa que puede experimentar modificaciones.
La importancia de calcular y planificar antes de contratar
Una buena contratación comienza antes de firmar ningún documento. Analizar el puesto, determinar correctamente el convenio, calcular el coste laboral, seleccionar la modalidad contractual adecuada y preparar las obligaciones posteriores permite reducir considerablemente el riesgo de cometer errores.
También conviene valorar si existen incentivos o bonificaciones aplicables a la contratación concreta. Estas medidas dependen de las características de la persona contratada, del empleador, del contrato y de la normativa vigente en cada momento, por lo que deben comprobarse antes de dar por hecho que una determinada contratación tendrá una reducción en sus costes.
En este sentido, el asesoramiento laboral permite que la decisión empresarial se tome con información económica y jurídica suficiente. Saber cuánto costará realmente incorporar a una persona y qué responsabilidades asumirá la empresa es tan importante como encontrar al candidato adecuado.
En CLS Consultoría, asesoría en La Laguna especializada en gestión fiscal, laboral y contable, ayudamos a autónomos y empresas a gestionar su primera contratación y las incorporaciones posteriores. Desde el análisis inicial de las condiciones hasta la elaboración de nóminas y la gestión de las obligaciones con la Seguridad Social, una correcta planificación permite que la empresa pueda concentrarse en el crecimiento de su actividad con mayor seguridad.
Contratar al primer trabajador suele ser una buena señal: significa que el negocio necesita más capacidad para continuar avanzando. Hacerlo correctamente desde el principio permite que ese crecimiento se produzca sobre una estructura laboral sólida, organizada y adaptada a las necesidades reales de la empresa.