Inspección de trabajo para empresas

Estar al día con las obligaciones laborales  de una empresa es una tarea difícil que requiere de cierta dedicación. Para evitar que una inspección de trabajo te pille por sorpresa, en este artículo encontrarás información relevante, actualizada a día de hoy y dirigida a empresas sobre las actuaciones de la ITSS, cómo te afectan y cómo tienes que actuar si recibes una inspección.

Inspector durante una inspección de trabajo a una empresa.

¿A quién afecta una inspección laboral?

Cualquier empresa o negocio puede ser suscetible de recibir la visita de un inspector de trabajo sin preaviso. Así, las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, y las comunidades de bienes pueden recibir una inspección de trabajo, ya que tienen que cumplir con las normas de Orden Social.

Sin embargo, existen dos tipos de centros de trabajo están expresamente excluidos:

  • Los centros de trabajo, establecimientos, locales e instalaciones cuya vigilancia esté legalmente atribuida a otros órganos de las Administraciones.
  • Los centros y establecimientos militares dependientes de la Administración militar.

La razón es que se rigen por una normativa específica y requieren de otro tipo de actuaciones.

¿Es necesario que haya denuncia para recibir una Inspección de Trabajo?

Si te preguntas si la inspección puede deberse a una denuncia, la respuesta es que puede que sea así o puede que no. Las inspecciones de trabajo son un acto rutinario y la función de los inspectores es controlar que empresas y trabajadores cumplan con la ley, por lo que cualquier empresa puede recibir una visita de este tipo.

¿En qué momento puedo recibir una visita de la Inspección?

Los inspectores de trabajo visitan los centros de trabajo para comprobar el correcto cumplimiento de la normativa laboral. Esto implica que pueden realizar visitas en horario nocturno, fines de semana y festivos.

Los inspectores tienen carácter de autoridad pública y pueden entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en cualquier lugar sujeto a inspección.

Un inspector de trabajo puede presentarse en una empresa sin avisar, en cualquier momento.

¿Qué hacer ante una Inspección de Trabajo?

Si quieres estar informado y conocer qué puedes hacer y qué no ante una inspección de trabajo, no te pierdas los párrafos que vienen a continuación.

Lo primero de todo es mostrar total predisposición a colaborar con el inspector. Si te solicita el acceso al local o instalaciones de trabajo, permíteselo y si pide que tú o alguno de tus empleados le acompañe, estarán obligados a ello.

Por lo general las inspecciones de trabajo comienzan desde el anonimato, y puedes confundir al inspector con un cliente más. En cualquier caso, podrás solicitar la identificación del inspector en cualquier momento. Una vez se identifique podrá solicitar el acceso privilegiado a todas las instalaciones.

En caso de que trabajes desde casa, el inspector de trabajo necesitará tu permiso o una autorización judicial para acceder a tu vivienda.

Además, el inspector podrá:

  • Solicitar documentación (más sobre esto aquí) que deberás facilitarle,
  • Pedirte la identificación de las personas presentes en el centro de trabajo,
  • Revisar y evaluar el local,
  • Hacer mediciones,
  • Tomar muestras de sustancias o materiales,
  • Requerir que acudas a las oficinas públicas, etc.

Qué no hacer en una Inspección de Trabajo

Con todo lo dicho anteriormente, y en muchos casos, por sentido común, no debes hacer lo siguiente durante una inspección:

  • No mostrar colaboración.
  • Negar la entrada a la empresa (puede reclamar ayuda policial en caso de que le impidas la entrada).
  • No facilitar la documentación requerida.
  • Pedir a los trabajadores que se vayan o no respondan al inspector.
  • No revisar el acta (podrías demostrar algunos hechos con documentación adicional).
  • En definitiva, obstruir a la Inspección Laboral. Te aseguramos que no vale la pena.
inspector de trabajo en una empresa de construcción
Inspector de trabajo en una inspección a una empresa

¿Qué te pueden pedir en una Inspección de Trabajo?

Además de acceso al centro de trabajo, durante una inspección se te puede requerir documentación y otros datos que deberás facilitar. Hemos recopilado los más importantes y te los listamos a continuación.

Documentos solicitados en una Inspección de Trabajo

Durante al menos 4 años, deberás guardar los siguientes documentos, que pueden ser requeridos en una Inspección laboral:

  • Escritura de constitución de la sociedad.
  • Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social.
  • Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
  • Documento acreditativo de alta en el IAE.
  • Libro diario y Mayor, balances y  registros contables (incluidos los programas informáticos y archivos).
  • Contratos mercantiles.
  • Cuadro donde se refleje el horario de los empleados.
  • Calendario laboral.
  • Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
  • Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
  • Nóminas de salarios.
  • Partes de alta y baja de los trabajadores.
  • El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
  • Los justificantes de los pagos a la Seguridad Social.
  • Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.
  • Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación.
  • En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
  • Documentación relacionada con la igualdad laboral.
  • Declaración del Impuesto de Sociedades.
  • Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190).
  • Declaración de operación con terceros (modelo 347).
  • Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones.
  • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
  • Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección para los trabajadores y cualquier persona que entre en la empresa, material preventivo de accidentes de trabajo, justificantes de los controles de salud, evaluación de riesgos y planes preventivos, relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día, etc.

¡Pues si que pueden solicitar papeles! Pero…

¿Qué pasa si los documentos están obsoletos?

Si tienes la documentación, pero no la llevas al día o está desactualizada, los registros están incompletos, te faltan recibos, etc. La inspección de trabajo puede ponerse seria y abrir diligencias, solicitar pruebas o citar a la empresa para que haga entrega del material necesario en un plazo determinado.

Si se detecta alguna infracción en materia de prevención de riesgos laborales, se te podrá requerir la subsanación de las deficiencias a través de un documento escrito en el que se indicará el plazo para corregirlas.

Además de documentación, ¿qué más puede pedir el inspector?

Si toda la documentación anterior te parecía mucho, todavía se te pueden solicitar más datos, que puedan ser vinculantes a la hora de evaluar si efectivamente se cumple con la normativa. Como por ejemplo:

  • Las credenciales de acceso a los equipos informáticos.
  • Archivos en soporte mágnetico.
  • Sacar fotos, vídeos, grabación de audio, o cualquier otro formato necesario para probar que una situación concreta está ocurriendo
  • La identificación de todas las personas que se encuentran en el centro de trabajo. Eso sí, los trabajadores no estarán obligados a su DNI o NIE si éstos no lo desean.
  • La toma de declaración y comparecencia del empresario o cualquiera de los empleados, que quedará registrada en las actas de la inspección.
  • Si el inspector sospecha que algunas pruebas pueden ser destruidas, puede establecer medidas cautelares.

Una vez finaliza la inspección laboral, en un plazo de tiempo determinado se te notificará si la has aprobado o si por el contrario serás sujeto de sanción.

inspector de trabajo en una empresa de servicios
Inspector de trabajo revisando una oficina

¿Cuánto tarda la resolución de la Inspección de Trabajo?

La resolución de la ITSS normalmente puede demorarse hasta 9 meses desde la fecha de la inspección laboral. Sin embargo, este plazo puede extenderse por retrasos imputables a quien recibe la inspección, o cuando ocurran ciertas condiciones especiales como una complejidad especial del caso, pruebas ocultas u obstrucción a la autoridad laboral.

Si se requiriese cooperación internacional, la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) puede extender el plazo por otros nueve meses.

Dentro de ese plazo, recibirás una notificación por correo certificado en un plazo de 10 días desde la fecha de emisión del acta.

Pasos a seguir si recibes una sanción

Si has recibido una notificación, tienes hasta 15 días hábiles para presentar las alegaciones que consideres oportunas. Bajo ningún concepto la ignores, pues en ese caso el proceso continuará sin que puedas defenderte.

En la notificación se te impondrá que subsanes las irregularidades detectadas y vendrá acompañada de sanción y de un plazo para tal fin.

Puedes consultar las cuantías de las sanciones en este enlace.

Si recibes esta notificiación, presta atención a su contenido. Comprueba que lo expuesto en la notificación sea correcto.

Revísala bien para cerciorarte de que no tiene erratas, porque eso puede ser causa de nulidad en caso de que el inspector se haya despistado y errado en un aspecto importante.

Cerciórate de que la fecha en la que has recibido no es superior a los 10 días hábiles después del levantamiento de acta.

Comprueba si los hechos que expone son insuficientes.

Si decides presentar alegación y cuentas con pruebas de que no se han producido las infracciones de las que se te acusa, preséntalas adjuntas al escrito de alegaciones.

Puedes descargar el escrito de alegaciones oficial aquí.

Por último y no menos importante, tienes derecho a ver tu expediente sancionador y a que lo revisen, en caso de que fuera necesario.

Ahora bien.

¿Cómo puedo recurrir un acta de la Inspección?

Si has presentado alegaciones, en un plazo de 3 meses, recibirás la resolución. Si es negativa y consideras que es necesario demostrar la equivocación de la administración, tendrás que presentar un recurso de alzada en un plazo de de 1 mes. Si no has recibido notificación de la resolución, igualmente tendrás que presentar el recurso de alzada tras los 3 meses, pues el silencio de la administración tiene carácter negativo.

Una vez transcurran 3 meses desde la presentación del recurso, si no se ha obtenido resolución, para recurrir tendrás que actuar por vía contencioso-administrativa. En este momento si no se pretende ir a juicio, se deberás abonar el importe de la sanción.

En caso contrario, el plazo para interponer una demanda es de 2 meses desde la notificación de la resolución del recurso de alzada.

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