En el ámbito de las sociedades, surge la posibilidad de solicitar la presencia de un notario en las juntas de socios para levantar un acta que documente de manera fehaciente los acontecimientos. Esta solicitud puede ser realizada por los socios que representen al menos el 5% del capital en una Sociedad Limitada o el 1% en una Sociedad Anónima, cinco días antes de la fecha programada para la junta.
Este derecho, a menudo desconocido, se vuelve crucial en situaciones de discrepancia entre los socios. La presencia del notario, respaldada por su fe pública, busca relatar con precisión los hechos, otorgando autenticidad y fuerza probatoria a las declaraciones de voluntad de las partes involucradas.
Requerimiento Notarial según la Ley de Sociedades de Capital
Conforme al artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores tienen la facultad de solicitar la presencia notarial en la junta general. Este requerimiento es obligatorio si, con cinco días de antelación, al menos el 1% del capital social en sociedades anónimas o el 5% en sociedades de responsabilidad limitada lo solicitan. Los acuerdos adoptados durante la junta solo serán efectivos si constan en un acta notarial.
Es importante destacar que el acta notarial no requiere un trámite de aprobación adicional y se considera oficial para la junta, permitiendo la ejecución de los acuerdos a partir de su cierre. Los honorarios notariales son responsabilidad de la sociedad.
El socio que solicita la presencia del notario puede, mediante requerimiento notarial, pedir al Registro Mercantil que anote esta solicitud. Esto impide la inscripción en el registro de los acuerdos adoptados en la junta que no estén reflejados en el acta notarial.
Proceso de Acta Notarial en la Junta
El notario, una vez requerido por los administradores, evaluará la capacidad del solicitante y verificará la correcta convocatoria de la junta según los requisitos legales y estatutarios, salvo en el caso de juntas universales. Aceptado el requerimiento, el notario se presentará en el lugar, fecha y hora indicados, asegurándose de la identidad y roles del presidente y secretario de la reunión.
Durante la junta, el notario dará fe de varios aspectos, como la identidad de los participantes, la validez de la constitución de la junta, el número de socios presentes y sus participaciones en el capital social. También registrará las propuestas sometidas a votación, los acuerdos adoptados y cualquier oposición expresada por los socios.
La diligencia notarial no necesita aprobación adicional y se considera un acta oficial de la junta, que se transcribe en el Libro de Actas de la sociedad. La presencia del notario proporciona una garantía de veracidad en casos de conflictos entre los socios, dejando constancia fehaciente de los hechos ocurridos en la junta general. En resumen, el acta notarial se convierte en un recurso invaluable en situaciones de conflicto entre los socios de una compañía mercantil.
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