Si tu pequeña o mediana empresa (PYME) no ha establecido un mecanismo de denuncias, es importante que tomes en cuenta el siguiente plazo: tienes hasta el 1 de diciembre. La reciente legislación en España relacionada con la protección de los informantes ha tenido un impacto directo en las PYMEs.
La vuelta de las vacaciones de verano trae consigo una realidad que afecta a muchos empresarios de pequeñas y medianas empresas en nuestro país. Quedan menos de dos meses para el 1 de diciembre, fecha límite para la implementación o adaptación de un sistema interno de denuncias efectivo dentro de las empresas con un número de empleados que oscila entre 50 y 250.
Esta es una de las novedades de la Ley 2/2023, que regula la protección de quienes informan sobre incumplimientos normativos y luchan contra la corrupción. La ley tiene como objetivo facilitar la comunicación anónima y confidencial de información relevante por parte de los trabajadores de la empresa, así como colaboradores externos, acerca de comportamientos que podrían constituir delitos o infracciones administrativas graves o muy graves.
Esta medida afecta a un total de 21,400 PYMEs en España. Por tanto, es crucial comprender cómo ajustar los canales internos de denuncia de la empresa para cumplir con esta normativa y reducir el riesgo de enfrentar sanciones. Según esta ley, las multas pueden alcanzar hasta 1,000,000 de euros y podrían incluso incluir la prohibición de recibir subvenciones, beneficios fiscales o contratar con el sector público.
El Papel Fundamental de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)
La mencionada ley ha dado lugar a la creación de la Autoridad Independiente de Protección del Informante a nivel estatal. Sin embargo, aún está pendiente la aprobación de su estatuto por parte del Consejo de Ministros, el cual definirá su estructura, organización y funcionamiento interno.
Además, se permite la creación de autoridades u órganos similares en las Comunidades Autónomas, con funciones idénticas a la entidad estatal, para supervisar y aplicar lo dispuesto en esta ley.
Esta entidad pública a nivel estatal es independiente, aunque está vinculada al Ministerio de Justicia. Su función principal será recibir denuncias de los informantes, ya sea directamente o a través del canal interno de la empresa. También gestionará las denuncias presentadas ante otras autoridades que no tengan jurisdicción para investigar los hechos.
Además, si se identifica un delito o infracción administrativa, la Autoridad Independiente comunicará los hechos al Ministerio Fiscal o a la autoridad competente, y podrá iniciar un proceso sancionador en casos de conductas contrarias a esta ley, como obstaculizar las denuncias, tomar represalias contra los denunciantes o violar las garantías de confidencialidad y anonimato de estos.
El Proceso de Denuncia
Las denuncias, que permiten el anonimato del denunciante, pueden realizarse por escrito a través de correo postal o medios electrónicos, así como verbalmente por teléfono o sistema de mensajería de voz. Si lo prefiere, el informante también podrá presentar su denuncia en persona ante la Autoridad Independiente.
Puntos Clave para las PYMEs
A pesar de su tamaño reducido en comparación con las grandes empresas, las PYMEs no están exentas de delitos o infracciones administrativas, como la corrupción o el abuso de poder hacia consumidores o empleados. Para cumplir con la nueva legislación, las PYMEs deben:
1. Implementar un sistema interno de denuncias siguiendo el procedimiento aprobado por su junta directiva. Este sistema debe gestionar de manera efectiva las comunicaciones y transmitirlas a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o al órgano autonómico equivalente. Además, deben establecer una política interna que garantice el anonimato y la confidencialidad de los informantes. Según los expertos, se recomiendan las comunicaciones digitales, aunque la ley permite denuncias por escrito, verbales o en persona.
2. Designar a un responsable del sistema interno de denuncias y notificarlo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. En las grandes empresas, este es un cargo específico, pero en las PYMEs, suele recaer en un miembro del personal de Recursos Humanos. Este empleado no debe recibir órdenes ni instrucciones de la empresa en relación con sus funciones. Además, debe recibir formación específica y contar con las herramientas necesarias para gestionar las denuncias y aplicar los códigos de conducta de la empresa. También se encargará de capacitar a los empleados en la prevención de infracciones y el uso del nuevo sistema de denuncias.
3. Cumplir con todos estos requisitos antes del 1 de diciembre, ya que las sanciones para las PYMEs, como entidades legales, pueden alcanzar hasta 600,000 euros por infracciones graves y hasta 1,000,000 de euros por infracciones muy graves. Las personas físicas también pueden enfrentar sanciones de hasta 300,000 euros por infracciones muy graves.
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