Si eres emprendedor, autónomo o profesional y nunca antes has hecho una factura, te enseñamos como hacer una factura paso a paso y otros aspectos muy importantes relacionados con tus facturas, sin importar si quieres hacer tus facturas de forma tradicional o si prefieres utilizar un programa de facturación online.
Contenidos:
- ¿Qué es una factura?
- Cómo hacer una factura
- Contenido de una factura
- Cómo calcular la retención de IRPF
- Cómo calcular el IVA o el IGIC
- Cómo calcular el importe total
- Cuándo emitir una factura
- Cuál es el plazo para emitir una factura
- Ejemplo de factura
- Cómo hacer un duplicado de factura
- Tipos de factura
- Normativa aplicable
Qué es una factura
Una factura es un documento de carácter mercantil que muestra la compraventa de un bien, producto o servicio. Las facturas tienen validez legal y fiscal y actúan como una acreditación de una transferencia efectiva de un producto o servicio tras su compra. Son obligatorias para toda persona o entidad que realice una actividad económica.
Nota: la conservación de facturas debe realizarse durante al menos 6 años tras su emisión.
Cómo hacer una factura
De forma tradicional, las facturas se hacían en papel y a mano, sobre un libro de papel de facturas. Se entregaban en mano, por carta o en el establecimiento del cliente.
Sin embargo, con la transformación digital de los negocios, esta práctica se ha agilizado y automatizado en gran medida. Todavía muchos negocios las hacen en Word o en Excel, las imprimen como PDF y las envían por email a sus clientes.
Lo más común hoy en día es utilizar un software o programa de facturación en la nube, que se pueden utilizar en cualquier dispositivo con conexión a internet. El motivo principal es que un software de facturación se integra muy bien con los programas de contabilidad y de preparación de impuestos, y agiliza enormemente las labores administrativas de un negocio.
En cualquier caso, utilices un programa de facturación online, un excel o un word, debes conocer y cumplimentar correctamente los datos necesarios de una factura para que sea válida legalmente.
Contenido de una factura
Toda factura debe tener este contenido para tener validez legal:
- Datos del emisor de la factura: tu nombre y apellidos, CIF o NIF y domicilio fiscal. También puedes añadir una forma de contacto (teléfono o email).
- Número de factura: toda factura debe tener una numeración correlativa en serie. Los números tienen que estar ordenados desde el primer número de la primera factura del ejercicio fiscal en adelante, durante todo el año.
- Fecha de emisión: correspondiente al día de emisión de la factura, también correlativas con el número de factura (no puede haber una con número 9 en febrero y otra con número 25 en enero).
- Datos del cliente o remitente de la factura: nombre, apellidos, dirección, CIF o NIF de la persona que recibe a factura. Puedes añadir datos de contacto si quieres (teléfono o correo electrónico).
- Concepto: descripción del contenido de la factura. Debe explicar el producto o servicio por el que emites la factura. No tiene por qué ser una explicación larga.
- Base imponible: Es la cuantía total de la factura antes de impuestos.
- Retención del IRPF (si procede): Si estás obligado a retener IRPF en tus facturas, debes incluirla en este apartado (los porcentajes de retención habituales son el 7 o el 15%).
- IVA / IGIC (si procede): Es la cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido o del Impuesto General Indirecto Canario que debes recaudar en la factura. Lo normal es que sea del 21% (IVA) o del 7% (IGIC), salvo que por tu actividad tengas que aplicar otro tipo impositivo o estés exento de ello.
- Importe total: Es la suma de la base imponible más el IVA/IGIC menos el IRPF retenido.
- Método de pago: forma en la que vas a recibir el abono de la factura.
Cómo calcular la retención de IRPF
Los autónomos profesionales están obligados a retener IRPF en sus facturas. De forma general, el porcentaje de retención para autónomos es del 15%, y de forma opcional, puedes reducirlo al 7% durante 18 meses si eres un nuevo autónomo que realiza una actividad profesional.
También hay otros autónomos (como los pertenecientes al régimen de agricultura, ganadería y pesca) que están obligados practicar retenciones en sus facturas, pero con tipos más reducidos. Para ampliar información, consulta las retenciones del IRPF para profesionales.
Cómo calcular el IVA o el IGIC
Para calcular el IVA o el IGIC, debes aplicar el tipo impositivo correspondiente al producto o servicio que esté contenido en la factura. Dependiendo de si cumples o no una serie de requisitos, hay diferentes tipos impositivos aplicables.
Los tipos de IVA son el 4% (pan, leche, frutas, cereales, medicamentos…), el 10% (alimentos, plantas, transporte…), el 21% (tipo general) o puedes estar exento de IVA en tus facturas (por ejemplo en exportaciones).
Por otro lado los tipos de IGIC son mucho más variados y van del tipo cero al 20%. El tipo general es del 7%. Si perteneces al Régimen del Pequeño Empresario o Profesional estás exento de IGIC en tus facturas.
Cómo calcular el importe total
Para calcular el importe total de la factura, has de aplicar la siguiente fórmula:
Base imponible + IVA o IGIC – Retención del IRPF.
La base imponible se calcula multiplicando el precio unitario de cada bien o servicio por el número de los mismos y restando los descuentos, si procede.
Si no tienes que retener IRPF, la fórmula quedaría de la siguiente manera:
Base imponible + IVA o IGIC
Y así podríamos seguir con otros casos, como emitir una factura exenta de IGIC y tener la obligación de retener IRPF. O ser un autónomo que realiza una actividad empresarial que tiene que aplicar el tipo reducido de IVA. En cualquier caso, deberás adaptarla a tus condiciones actuales.
Voy a ilustrar esto con un ejemplo práctico. Supongamos que eres profesional autónomo y vendes servicios de 100 euros de valor a una empresa. El importe total al emitir la factura será:
Base imponible: 100 €
IVA: 100 x 21% = 21 €
Retención del IRPF: 100 € x 15% = 15 €
Importe final de la factura: 100 € + 21 € – 15 € = 106 €
Ahora que ya sabes cómo realizar la emisión de facturas, a continuación vamos a explicar otras cuestiones de interés sobre esta temática que te pueden interesar.
Cuándo emitir una factura
Además de saber emitir facturas, es importante saber cuándo debes hacerlo. Para emitir factura, debes estar dado de alta en Hacienda.
La realidad es que siempre estás obligado a emitir factura cuando tu cliente sea un empresario o profesional (y ejerza como tal) y cuando tu cliente te la exija.
Como empresario o profesional estás obligado a expedir y hacer llegar al cliente facturas por cada venta realizada en tu actividad económica.
Recuerda conservar una copia de la factura original emitida. Esto es importante.
Si necesitas un pago anticipado, deberás comunicárselo al cliente por adelantado, e incluirlo en la factura proforma o en el presupuesto con los plazos de cada pago. Los pagos por adelantado tienes que realizarlo en el mismo formato que la factura principal y gravar el impuesto indirecto correspondiente.
En algunos regímenes de IVA no es necesario emitir factura, solo en caso de realizar operaciones con particulares. Son las siguientes:
- Operaciones exentas de IVA.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen de agricultura, ganadería y pesca.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA (siempre y cuando que la determinación de las cuotas devengadas se realice en base al volumen de ingresos).
Cuál es el plazo para emitir una factura
Las facturas tienen que emitirse en el momento de realizar la operación de compraventa. Sin embargo, si el destinatario es un empresario o profesional que ejerce como tal, deben expedirse dentro del plazo de un mes tras ese momento.
Además, las facturas deben emitirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto que afecta a las operaciones realizadas.
Ejemplo de factura
A continuación te presentamos un ejemplo a modo de modelo de factura.
En esta factura, la fecha de realización del trabajo coincide con la fecha de emisión y cobro de la misma. En este caso la factura lleva IGIC y no tiene retención del IRPF.
Aunque no es tan importante como una buena prestación de servicios, una buena imagen puede ayudarte a causar una buena impresión a tus clientes. Un modelo de factura vistoso y elegante es una muestra de profesionalidad. En internet hay una gran variedad de plantillas de factura que pueden servirte para presentar este tipo de documento de forma más atractiva.
Cómo hacer un duplicado de factura
Cuando realices un duplicado de factura emitida, debes añadir la expresión «duplicado» al mismo.
Tiene la misma validez legal que la factura original en dos casos:
- Cuando la factura esté dirigida a varios destinatarios. En este caso, deberás añadir tanto en el original como en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida para cada destinatario.
- Cuando se produce la pérdida del original por cualquier motivo.
Tipos de factura
Existen 5 tipos de factura que puedes tener que realizar en algún momento de tu actividad económica.
Factura ordinaria
La mayoría de facturas tienen este formato. Es el tipo de factura más utilizado y del que hemos hablado más durante este artículo.
Factura simplificada o ticket
La principal diferencia con la factura ordinaria es que la simplificada no contiene la información fiscal del cliente o receptor de la factura.
Es posible que los impuestos indirectos no estén desglosados, sino que aparezca el porcentaje y el mensaje «IVA includo» o «IGIC includo» si es una actividad realizada en Canarias.
Este tipo de factura se puede emitir siempre y cuando la opreción no supere los 400 euros (IVA incluido).
Factura electrónica
Quedan lejos los tiempos en los que las facturas se enviaban por correo postal. La tecnología actual permite hacer llegar a los clientes las facturas de forma digitalizada a través de correo electrónico, sin necesidad de imprimirlas en papel e incluso automatizar todo este proceso. Es una de las grandes ventajas de la facturación online.
El reglamento de facturación le da el mismo tratamiento a una factura en papel que a una electrónica. Los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas están obligados a facturar de esta forma.
Factura proforma
La factura proforma es un borrador y actúa como un presupuesto de venta. Por este motivo no tiene validez fiscal ante la Agencia Tributaria.
En este tipo de factura se señalan y pactan las condiciones de venta que vas a tener con un cliente. Se suele utilizar mucho cuando el cliente está pendiente de recibir una subvención o algún tipo de financiación.
Expedir una factura proforma no va a asociado a ningún compromiso de finalizar la operación ni al pago de la misma.
Factura rectificativa
Las facturas rectificativas se realizan cuando hay que realizar una corrección o modificación de una factura ordinaria por errores o devoluciones por ejemplo.
Cuando hay una devolución de un producto, tiene signo negativo. Este es el caso en el que es más común donde se utiliza este tipo de factura.
Si se realiza una corrección, hay que conservar la factura rectificativa y la ordinaria, pues ambas son válidas legalmente.
Factura recapitulativa
Este tipo de factura recopila y agrupa varias operaciones con un mismo cliente en el mismo mes natural.
Tiene la misma validez legal que una Factura Ordinaria. Junto con el valor total de las operaciones del mes, tendrá que añadirse una descripción de las operaciones agrupadas.
Normativa aplicable
Reglamento de Facturación del 1 de enero de 2013 aprobado en el Real Decreto 1619/2012
