Cómo cumplir ante una Inspección de Trabajo y no morir en el intento

Inspección de Trabajo

La Inspección de Trabajo es una situación que no le gusta a ninguna empresa, incluso a aquellas que tienen todo en orden y cumplen a rajatabla con la ley. ¿La razón? A nadie le gusta que le examinen y le “juzguen”.

A continuación vamos a explicarte todo lo que te hace falta para que si algún día un inspector toca en tu puerta y te saluda: “Buenos días, vengo a hacer una Inspección de Trabajo” puedas aprobar con nota el examen.

¿Qué es una inspección de trabajo?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es un servicio público que se ocupa de vigilar a las empresas y trabajadores para que cumplan con las normas del orden social. Por supuesto, no se trata de una mera observación, sino que podrá requerir que acaten las responsabilidades pertinentes que exige la ley.

Cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita (esperada o inesperada) de un inspector de trabajo.

Aquí puedes consultar toda la normativa relacionada con la Inspección de Trabajo.

¿Cuál es la función de la Inspección de Trabajo?

De esta forma, la función de la Inspección de Trabajo será velar por que se cumplan las leyes existentes en materia laboral y de Seguridad Social. Entre otras, supervisará las actuaciones que tengan que ver con:

  • El ingreso y la recaudación de las cuotas de la Seguridad Social.
  • La retribuciones a los trabajadores.
  • La prevención de riesgos laborales.
  • Control horario.
  • Los contratos, altas y bajas de trabajadores.
  • Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • Cualquier otra relacionada con las normas del orden social.

En caso de incumplimiento de la ley se podrá recibir faltas leves, graves o muy graves.

¿A quién afecta una Inspección de Trabajo?

Cualquier empresa o negocio puede ser suscetible de recibir la visita de un inspector de trabajo sin preaviso. Así, las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, y las comunidades de bienes pueden sufrir una inspección de trabajo, pues están obligadas al cumplimiento de las normas de Orden Social.

Sin embargo, dos tipos de centros de trabajo están expresamente excluidos:

  • Los centros de trabajo, establecimientos, locales e instalaciones cuya vigilancia esté legalmente atribuida a otros órganos de las Administraciones Públicas que se rigen por su propia normativa específica.
  • Los centros y establecimientos militares dependientes de la Administración militar.

La razón es que se rigen por una normativa específica y requieren de otro tipo de actuaciones, sin perjucio a la Inspección en materias no afectadas por esa normativa.

¿Qué hacer ante una Inspección de Trabajo?

Si crees que es muy probable que puedas recibir una Inspección de Trabajo, o quieres ser precavido y conocer qué puedes hacer y qué no puedes hacer ante una inspección, no te pierdas los párrafos que vienen a continuación.

Lo primero de todo es mostrar total predisposición a colaborar con la inspección. Si te solicitan el acceso al local o instalaciones de trabajo, permíteselo y si piden que tú o alguno de tus empleados acompañe al inspector, estarás obligado a ello.

Por lo general las inspecciones de trabajo comienzan desde al anonimato, y puedes confundir al inspector con un cliente más. En cualquier caso, podrás solicitar la identificación del inspector en cualquier momento. Una vez se identifique podrá solicitar el acceso privilegiado a todas las instalaciones.

Si trabajas desde casa, el inspector de trabajo necesitará tu permiso o una autorización judicial para acceder a tu vivienda.

Además, el inspector podrá solicitar documentación (más sobre esto aquí) que deberás facilitarle, pedirte la identificación de las personas presentes en el centro de trabajo, revisar y evaluar el local, hacer mediciones, tomar muestras de sustancias o materiales, requerir que acudas a las oficinas públicas, etc.

Qué no hacer en una Inspección de Trabajo

  • No mostrar colaboración.
  • Negar la entrada a la empresa (puede reclamar ayuda policial en caso de que le impidas la entrada).
  • No facilitar la documentación requerida.
  • Pedir a los trabajadores que se vayan o no respondan al inspector.
  • No revisar el acta (podrías demostrar algunos hechos con documentación adicional).
  • En definitiva, obstruir a la Inspección Laboral. Te aseguramos que no vale la pena.

Documentos solicitados en una Inspección de Trabajo

Durante al menos 4 años, deberás guardar los siguientes documentos que pueden ser requeridos en una Inspección de Trabajo:

  • Escritura de constitución de la sociedad.
  • Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social.
  • Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
  • Documento acreditativo de alta en el IAE.
  • Libro diario y Mayor, balances y  registros contables (incluidos los programas informáticos y archivos).
  • Contratos mercantiles.
  • Cuadro donde se refleje el horario de los empleados.
  • Calendario laboral.
  • Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
  • Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
  • Nóminas de salarios.
  • Partes de alta y baja de los trabajadores.
  • El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
  • Los justificantes de los pagos a la Seguridad Social.
  • Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.
  • Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación.
  • En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
  • Documentación relacionada con la igualdad laboral.
  • Declaración del Impuesto de Sociedades.
  • Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190).
  • Declaración de operación con terceros (modelo 347).
  • Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones.
  • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
  • Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección para los trabajadores y cualquier persona que entre en la empresa, material preventivo de accidentes de trabajo, justificantes de los controles de salud, evaluación de riesgos y planes preventivos, relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día, etc.

¡Pues si que pueden solicitar papeles! Pero…

¿Qué pasa si los documentos están obsoletos?

Si tienes la documentación, pero no la llevas al día o está desactualizada, los registros están incompletos, te faltan recibos, etc. La inspección de trabajo puede ponerse seria y abrir diligencias, solicitar pruebas o citar a la empresa para que haga entrega del material necesario en un plazo determinado.

Si se detecta alguna infracción en materia de prevención de riesgos laborales, se te podrá requerir la subsanación de las deficiencias a través de un documento escrito en el que se indicará el plazo para corregirlas.

¿El inspector puede solicitarme algo más?

Si toda la documentación anterior te parecía mucho, todavía se te pueden solicitar más datos, que puedan ser vinculantes a la hora de evaluar si efectivamente se cumple con la normativa. Como por ejemplo:

  • Las credenciales de acceso a los equipos informáticos.
  • Archivos en soporte mágnetico.
  • Sacar fotos, vídeos, grabación de audio, o cualquier otro formato necesario para probar que una situación concreta está ocurriendo
  • La identificación de todas las personas que se encuentran en el centro de trabajo. Eso sí, los trabajadores no estarán obligados a su DNI o NIE si éstos no lo desean.
  • La toma de declaración y comparecencia del empresario o cualquiera de los empleados, que quedará registrada en las actas de la inspección.
  • Si el inspector sospecha que algunas pruebas pueden ser destruidas, puede establecer medidas cautelares.

Una vez finaliza la inspección, en un plazo de tiempo determinado se te notificará si la has aprobado o si por el contrario serás sujeto de sanción.

Pasos a seguir si recibes una sanción

Si durante la inspección se comprueba has cometido infracciones, te pueden poner un acta de infracción. En ese caso, en un plazo de 10 días desde la fecha del acta recibirás una notificación por correo certificado.

Un dato importante es que la fecha del acta no tiene por qué coincidir con la fecha en la que has recibido la visita, ya que puede demorarse hasta 9 meses.

Si has recibido una notificación, tienes hasta 15 días hábiles para presentar las alegaciones que consideres oportunas. Bajo ningún concepto la ignores, pues en ese caso el proceso continuará sin que puedas defenderte.

En la notificación se te impondrá que subsanes las incidencias y, vendrá acompañada de una sanción y de un plazo para reparar las irregularidades detectadas.

Si recibes esta notificiación, presta atención a su contenido. Comprueba que la notificación sea correcta.

Revísala bien para cerciorarte de que no tiene erratas, porque eso puede ser causa de nulidad en caso de que el inspector se haya despistado y errado en un aspecto importante.

Cerciórate de que la fecha en la que has recibido no es superior a los 10 días hábiles después del levantamiento de acta.

Comprueba si los hechos que expone son insuficientes.

Si decides presentar alegación y cuentas con pruebas de que no se han producido las infracciones de las que se te acusa, preséntalas adjuntas al escrito de alegaciones.

Por último y no menos importante, tienes derecho a ver tu expediente sancionador y a que lo revisen, en caso de que fuera necesario.

Preguntas frecuentes sobre la Inspección de Trabajo

Normativa relacionada con la Inspección de Trabajo

Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, Reglamento general sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social.

Ley 36/2011, de 10 de octubre, Reguladora de la Jurisdicción Social.

Además, también hay que tener en cuenta toda la legislación relativa al orden social, que engloba:

  • Normativa laboral.
  • Prevención de riesgos laborales.
  • Seguridad social y protección social.
  • Economía social.
  • Emigración, movimientos migratorios y trabajo de extranjeros.
  • Igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el empleo.
  • Empleo, formación profesional para el empleo y protección por desempleo.

Esperamos que toda esta información sobre la inspección de trabajo te haya sido de utilidad. Si necesitas ayuda, asesoramos en materia laboral y asistimos a inspecciones de trabajo para dar respuesta a todas las obligaciones formales que se creen en una.

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